JOMBANG – Tidak terasa, pelaksanaan Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) sudah di depan mata, tentunya mesti banyak yang dipersiapkan. Dalam hal ini, pihak Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Disdikbud) Kabupaten Jombang selaku instansi yang memiliki wewenang penuh atas pelaksanaan PPDB, harus segera mengambil ancang-ancang, guna mengantisipasi munculnya pelbagai kendala ketika PPDB Tahun Pelajaran (Tapel) 2021/2022 digulirkan.
Seperti yang sudah kita ketahui bersama, sejak tapel 2018/2019 dan sampai 2020/2021, pelaksanaan PPDB di seluruh penjuru daerah, serempak dilaksanakan secara online. Menurut riset Bambang Suwarta dari Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud), PPDB Online memiliki beberapa tujuan. Diantaranya: (1) meningkatkan mutu layanan pendidikan, (2) menciptakan sistem PPDB yang terintegrasi, akurat dan transparan, (3) melaksanakan PPDB secara praktis dan efisien, (4) menyediakan basis data sekolah yang akurat, (5) memberi akses informasi bagi masyarakat dengan cepat mudah dan akurat.
Berdasarkan kelima point diatas, Bambang Suwarta kemudian menjabarkan lebih dalam mengenai manfaat yang bisa diambil dari dilaksanakannya PPDB secara online, baik bagi Dinas Pendidikan dan Kebudayan, satuan pendidikan sampai ke wali peserta didik. Adapun manfaat tersebut, yakni: (a) bagi Dinas Pendidikan dan Kebudayaan dan sekolah, akan memperoleh sinegritas data antara pihak sekolah maupun Dinas Pendidikan dan Kebudayaan; (b) efisiensi pembiayaan; (c) meningkatkan sumber daya manusia dalam penguasaan teknologi informasi. Sedangkan manfaat bagi wali peserta didik yang bisa diambil: (a) mempermudah akses informasi penerimaan PPDB; (b) meningkatkan ketertiban serta kemudahan verifikasi data dalam proses PPDB.
Pengunggahan data baik melalui offline dan online bisa menjadi solusi, untuk PPDB di wilayah yang sulit dijangkau oleh sinyal dan jaringan internet.
Dari hasil kajian Bambang Suwarta tersebut, secara umum kita mengetahui gambaran ideal pelaksanaan PPDB Online. Tidak bisa ditampik, bahwa saat ini segala kebutuhan baik primer maupun sekunder, sudah terakomodir melalui teknologi digital. Termasuk proses verifikasi pendataan PPDB Online di Kota Santri yang sudah berbasis aplikasi https://jombang.siap-ppdb.com/.
Menurut Ketua Pelaksana PPDB Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Disdikbud) Kabupaten Jombang tapel 2021/2022, Rhendra Kusuma, S.Kom, pelaksanaan PPDB kedepan, tidak banyak mengalami perubahan. Semua persyaratan yang tercantum di data peserta didik akan diproses secara online.
“Secara teknis, untuk PPDB tapel 2021/2022 di Kabupaten Jombang, tetap menggunakan aplikasi yang sudah ada. Selain itu, untuk menyukseskan gelaran PPDB Online kedepan, kami selaku Disdikbud masih menyusun petunjuk teknis yang mengacu pada Peraturan Bupati terkait pelaksanaan PPDB. Dalam proses penyusunan tersebut, kami usahakan selesai akhir Februari ini,” terang Rhendra Kusuma.
Rhendra Kusuma melanjutkan, setelah penyelesaian penyusunan juknis PPDB online tapel 2021/2022, pihaknya segera menyosialisasikan ke Wilayah Kerja (Wilker) Pendidikan di setiap kecamatan. Kemudian diturunkan ke satuan pendidikan dan dilanjutkan ke sosialisasi tingkat dasar. Berikutnya, juknis yang ada disosialisasikan kepada wali peserta didik melalui arahan dari tiap Kepala Sekolah.
Baca Juga: PembaTIK Kemendikbud 2021 Segera di Gelar
“Berkaca pada pelaksanaan PPDB Online di tahun pelajaran sebelumnya, kendala yang muncul juga dipengaruhi oleh kurangnya pemahaman di tingkat bawah, dalam hal ini satuan pendidikan dan wali peserta didik. Masih banyak wali peserta didik yang belum memahami secara utuh langkah-langkah pemberkasan dalam PPDB online. Oleh karenanya, untuk mengantisipasi hal serupa kembali terulang di PPDB online tapel 2021/2022, kami akan memaksimalkan sosialisasi di satuan pendidikan,” imbuh Rhendra Kusuma.
Tentunya, jika hal tersebut bisa terlaksana dengan tuntas dan sesuai harapan, maka secara otomatis bisa mendongkrak mutu sekaligus layanan pendidikan, baik secara kelembagaan maupun instansi. Dalam hal ini, lanjut Rhendra Kusuma, Disdikbud Kabupaten Jombang mesti memiliki bahan evaluasi lain yang lebih terperinci, di luar persoalan minimnya pemahaman wali peserta didik terhadap juknis yang ada. Minimal, sinergi antara Disdikbud selaku pihak penyelanggara PPDB Online tapel 2021/2022 dengan stakeholder lainnya sudah terjalin dan menghasilkan pembaruan kedepannya.
Rhendra Kusuma, yang juga menjabat sebagai Kepala Seksi Peserta Didik dan Pembangunan Karakter SMP, Bidang Pembinaan SMP Disdikbud Kabupaten Jombang, menambahkan bahwa pihaknya mempersiapkan perubahan pada aplikasi, dalam hal ini pembaruan yang ada menyesuaikan perubahan juknis yang ada.
“Dalam proses pembaruan aplikasi, akan ditunjang dengan infrastruktur jaringan dari Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kabupaten Jombang. Melihat hal ini, tentu diharapkan sistem online akan berjalan optimal, tanpa menimbulkan masalah laiknya pelaksanaan PPDB di tahun sebelumnya,” tambah Rhendra Kusuma.
Jika hanya terpaku pada penekanan sosialisasi, tanpa mengantisipasi kendala teknis yang setiap saat bisa muncul, maka tidak menutup kemungkinan PPDB yang akan bergulir kedepan, kembali menjadi catatan tersendiri bagi Disdikbud Kabupaten Jombang maupun stakeholder yang terlibat.
Sementara itu, Kepala Bidang Aplikasi dan Informatika Diskominfo, Kabupaten Jombang, Noer Hajati. S.Si. mengungkapkan bahwa tim teknis sudah menyiapkan piranti jaringan yang dibutuhkan dalam mendukung kelancaran PPDB online tapel 2021/2022.
“Sesuai dengan hasil koordinasi dengan pihak Disdikbud Kabupaten Jombang, kami memiliki tugas untuk memberikan layanan jaringan, berupa server. Namun tidak hanya server yang kami siapkan, sebagai bentuk antisipasi input data yang penuh, penambahan kuota untuk hardisk. Terakhir dari hasil koordinasi per Desember 2020, kami juga mendapat tugas untuk menambah beberapa spesifikasi jaringan,” ungkap Noer Hajati.
Menyoal kebutuhan jaringan sebagai infrastruktur utama dalam pelaksanaan PPDB Online, juga mesti menimbang wilayah geografis di Kabupaten Jombang yang beragam. Mulai dari kontur wilayah utara sampai selatan, jaringan internet belum sepenuhnya memadai. Terkait hal ini perlu segera dicarikan solusi alternatifnya, agar tujuan serta manfaat pelaksanaan PPDB Online yang telah diuraikan oleh Bambang Suwarta diatas, bisa tercapai sesuai harapan semua pihak.
Menimbang kondisi geografis Kabupaten Jombang dengan infrastruktur jaringan internet, Rhendra Kusuma tak menampik bahwa kondisi tersebut juga menjadi tantangan tersendiri bagi tim teknis. Dalam catatan yang ada, beberapa wilayah dari utara sampai selatan memang berstatus sebagai wilayah blank spot atau terkendala jaringan internet. Beberapa wilayah tersebut, diantaranya: Kecamatan Wonosalam, meliputi Desa Jarak, Sumberjo, dan Panglungan. Sedangkan di wilayah Utara titik blank spot, meliputi; Desa Pojokklitih, Asemgede, dan Manduro.
Mencari dan Menemukan Format Ideal
Noer Hajati menerangkan bahwa kendala yang muncul bukan dari segi peralatan. Menurut perempuan berhijab ini, kendala teknis saat hari pertama PPDB di periode tahun pelajaran sebelumnya, terletak pada sistem jaringan yang penuh. Penuhnya jaringan tersebut disebabkan akses terhadap aplikasi yang berbarengan.
“Pada evaluasi tim teknis PPDB tapel 2020/2021, akhirnya muncul solusi, yakni pembukaan akses yang tidak menjadi satu pintu. Meski server yang digunakan hanya satu, namun dari pembukaan jalur akses tersebut, beban server bisa dikurangi dan akses calon peserta didik kembali normal,” tutur Noer Hajati.
Selaku tim teknis penyedia jasa jaringan, Noer Hajati juga menambahkan bahwa antisipasi berikutnya, bisa dilakukan dengan metode pembukaan jalur offline dan online. Berdasar pengalaman tim teknis Diskominfo saat melakukan pendataan rumah tangga miskin di tahun 2018, bagi wilayah yang termasuk dalam kategori blank spot, data bisa diunggah secara offline dan online.
“Pengunggahan data baik melalui offline dan online bisa menjadi solusi, untuk PPDB di wilayah yang sulit dijangkau oleh sinyal dan jaringan internet. Namun, untuk tahapan ini, juga perlu diperhatikan pada aplikasi yang digunakan. Mengingat sistem PPDB online, hampir seluruhnya menggunakan koordinat, maka perlu dipastikan keakuratannya,” papar Noer Hajati.
Berdasarkan Surat Edaran (SE) Nomor 1 tahun 2021 yang diteken oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Mendikbud), pelaksanaan PPDB tapel 2021-2022 dibuka melalui empat jalur. Salah satu yang dominan ialah lewat jalur zonasi. Pada jalur yang mensyaratkan calon peserta didik, untuk mendaftarkan diri ke sekolah yang dituju melalui titik koordinat rumah, dibuka dengan kuota sebanyak 50%.
Besaran kuota jalur zonasi ini, perlu dicermati kembali, terutama pada titik koordinat yang sering menghasilkan kerancuan di masyarakat. Menanggapi hal ini praktisi IT Jawa Timur, M. Sholahudin, S.Kom, memberikan beberapa penjelasan serta solusi untuk menyambut PPDB tapel 2021/2022 yang segera datang.
“Untuk mengatasi kendala yang kerap muncul ketika pelaksanaan PPDB online di daerah, bisa di antisipasi mulai sekarang, dengan menyiapkan server yang ideal. Idealnya, untuk server yang digunakan dalam menjaga kestabilan proses unggah data PPDB, minimal di atas 64 sampai 128 core. Selain itu jika, spesifikasi server belum mencapai kategori ideal, maka pilihan untuk membuka jalur unggah data lewat cara offline juga bisa menjadi solusi. Hal ini bisa mengurangi beban server ketika digunakan, sebab bukan rahasia umum lagi ketika awal unggah data dengan jumlah ribuan, server selalu lamban dan berdampak pada terhambatnya data yang masuk,” jelas M. Sholahudin.
Pria yang akrab disapa Udin ini melanjutkan, selain metode offline dan online, pihak penyelanggara PPDB dalam hal ini Disdikbud Kabupaten Jombang bisa melakukan koordinasi lebih lanjut dengan Dinas Pendudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil). Dari koordinasi tersebut, kemudian akan melengkapi database titik koordinat yang sesuai dengan alamat calon peserta didik dengan sekolah yang akan dituju.
“Jika selama ini yang menjadi kekhawatiran masyarakat dalam pelaksanaan PPDB Online, terletak pada titik koordinat rumah. Maka harus segera diantisipasi dengan menyiapkan sebuah database berdasarkan alamat rumah terperinci di tingkat dusun. Sebab titik koordinat bisa berbeda dan berubah ketika diamati dari jalur yang berbeda. Maka solusi terbaik yang bisa dihadirkan, untuk menjawab keresahan masyarakat ketika PPDB Online yakni dengan melengkapi database, agar titik koordinat benar-benar sesuai,” ujarnya.
Menurut M. Sholahudin, selain database sebagai kesiapan titik koordinat, hal lain yang perlu disiapkan ialah, menambahkan Helpdesk atau Call Center di aplikasi tertera. Hal ini sekaligus bisa menjawab kebutuhan masyarakat akan informasi seputar PPDB Online, baik sebelum maupun saat sedang berlangsung.
“Call Center atau pusat informasi memang sangat diperlukan, sehingga akan menjadi penguat dari sosialisasi terkait PPDB Online. Bentuknya bisa tambahan nomor telepon yang langsung tertuju pada layanan pusat informasi. Ini juga penting diperhatikan, mengingat keberagaman pemahaman informasi di lingkungan masyarakat,” tandas pria yang juga pernah menangani sistem PPDB di Kabupaten Sidoarjo ini.
Reporter/Foto: Donny Darmawan